Manual de Políticas y Procedimientos Contables

Identificación del documento
MDS003
Título
Manual de Políticas y Procedimientos Contables
Fecha de impresion
11/14/2022
Revisión
2.3
Preparado por
Sarah Wilkening, Gerente de Finanzas Escolares
Fecha Preparada
11/04/2022
Fecha efectiva
11/14/2022
Revisado por 
Directorio de MDS
Fecha de revisión
11/11/2022
Aprobado por
Directorio de MDS
Fecha Aprobada
11/11/2022
tabla de contenidos
  1. 1.00 ANTECEDENTES
  2. 2.00 PLAN DE CUENTAS
  3. 3.00 PRINCIPIOS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES
  4. 4.00 DESEMBOLSOS EN EFECTIVO
  5. 5.00 RECIBOS DE EFECTIVO
  6. 6.00 CONCILIACIÓN BANCARIA
  7. 7.00 PROCEDIMIENTOS CONTABLES DE FIN DE MES
  8. 8.00 PROCEDIMIENTOS CONTABLES DE FIN DE AÑO
  9. 9.00 ASIGNACIONES DE COSTOS
  10. 10.00 INVERSIONES
  11. 11.00 DEUDA
  12. 12.00 RESERVAS Y FONDOS ASIGNADOS
  13. 13.00 CONTROLES INTERNOS Y AUDITORÍA FINANCIERA
  14. 14.00 CUMPLIMIENTO
  15. 15.00 PRESUPUESTO
  16. 16.00 AUTORIZACIÓN INFORMÁTICA Y RESPALDO
  17. 17.00 ACCESO A REGISTROS Y RETENCIÓN DE REGISTROS
  18. 18.00 MUESTRA DE FORMULARIOS CONTABLES 
  19. 19.00 MANTENIMIENTO DEL MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES
  20. 20.00 PREPARACIÓN DE DECLARACIONES INFORMATIVAS
  21. 21.00 INVENTARIO DE BIENES Y EQUIPOS
  22. 22.00 BECAS Y CONTRATOS

1.00 ANTECEDENTES

1.01 Situación fiscal y propósito

El siguiente manual es una descripción del sistema contable y las responsabilidades del contador de Milestone Democratic School, Incorporated. Milestone Democratic School, Incorporated es una organización sin fines de lucro incorporada como una organización 501(c)(3). Milestone Democratic School, Incorporated está registrada con la Secretaría de Estado en Wisconsin con un fin de año del 30 de junio. Milestone Democratic School, Incorporated también está registrada en el Departamento de Regulación y Licencias de Wisconsin para recaudar fondos del público en general. Los artículos de incorporación establecen que el propósito de Milestone Democratic School, Incorporated incluirá:

establecer y mantener una escuela para la educación de los miembros de la comunidad especialmente desfavorecidos desde el punto de vista educativo, incluidos los jóvenes en situación de pobreza, los jóvenes migrantes e inmigrantes, los jóvenes racializados en identidades oprimidas, los jóvenes con discapacidades, los jóvenes LGBTQ+ y los jóvenes que viven con traumas, que:

  1. se basa en los principios del diseño restaurativo, impulsado por el consenso y participativo;
  2. proporciona un currículo determinado por el diseño iterativo de estudiantes, maestros, familias y comunidades;
  3. considera que las responsabilidades de gobernar la escuela son un componente central de aprendizaje de la escuela, que se comparte democráticamente entre los estudiantes, las familias, el personal y los representantes de la comunidad;
  4. y mantiene un enfoque crítico e iterativo de su estructura que permite innovaciones continuas en la participación democrática.

De acuerdo con la sección 501(c)(3) del Código del IRS, Milestone Democratic School, Incorporated está organizada y opera exclusivamente para el propósito exento como se describe en el Formulario 1023, la solicitud de exención. En cumplimiento con las restricciones a las organizaciones que califican bajo el código 501(c)3:

  • Ninguna parte de las ganancias netas de la organización puede redundar en beneficio de ningún accionista privado o individuo.
  • Ninguna parte sustancial de las actividades de la organización puede consistir en la realización de propaganda o en intentar influir en la legislación (lobbying).
  • La organización no puede participar ni intervenir en ninguna campaña política en nombre de ningún candidato a un cargo público.

Milestone Democratic School, Incorporated está organizada como una organización benéfica pública bajo la Sección 509(a)(2) del Código de Impuestos Internos como una organización que normalmente recibe:

1) no más de 1/3 de su apoyo de ingresos brutos de inversión e ingresos imponibles comerciales no relacionados (menos el impuesto de la sección 511) de negocios adquiridos por la organización después del 30 de junio de 1975, y 

2) más de 1/3 de su sustento de contribuciones, cuotas de membresía y ingresos brutos de actividades relacionadas con sus funciones caritativas, etc.

1.02 Área de servicio

Las principales áreas de servicio incluyen la comunidad vecinal circundante.

2.00 PLAN DE CUENTAS

2.01 Activos

Activos 1####

  Cuentas de caja 10###

  Cuentas por cobrar 11###

  Cuentas Prepago 12###

  Terreno y Construcción 15###

  Mobiliario y Equipo 16###

  Otros Activos 18###

2.02 Pasivos

Pasivos 2####

  Cuentas por pagar corrientes 20###

  Nómina acumulada y Nómina

    Impuestos a pagar 21###

  Pasivos acumulados 23###

  Ingreso diferido 24###

  Hipotecas y Pagarés

    A pagar 25###

2.03 Patrimonio Neto (Saldo del Fondo)

Activos Netos 3####

2.04 Ingresos

Ingresos 4####

  Ingresos por alquiler 40###

  Ingresos aportados 41###

  Ingresos del programa 42### Otros ingresos 43###

2.05 Gastos

Gastos 5####

  Gastos de Personal 50###

  Gastos de Oficina 51###

  Gastos de construcción 52###

    *Reparaciones y mantenimiento

    *Retiro de basura y nieve

    *gastos de equipo

Gastos del programa 53###

Gastos de Administración 53###

Impresión y Promoción 54###

Otros gastos 55###

(Nota: se debe proporcionar una descripción para cada cuenta).

3.00 PRINCIPIOS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES

3.10 Políticas

Los principios contables de Milestone Democratic School, Incorporated serán consistentes con todas las leyes aplicables. Estos incluyen: Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, Declaraciones de Normas de Contabilidad Financiera Números 93, 116 y 117, SOP 87-2 sobre Costos Conjuntos, SOP 94-2 sobre la aplicabilidad de las normas contables a las organizaciones sin fines de lucro y SOP 98-3 sobre la contabilidad de premios federales.

Ciertos procedimientos resultantes de estos comunicados y pronunciamientos contables se analizan a continuación.

3.20 Procedimientos

3.21 Reconocimiento de ingresos

Las contribuciones se registrarán como ingresos en el período en que se reciban o en el período en que se reciba una prenda. Todas las promesas por cobrar se revisarán minuciosamente todos los meses para determinar si el monto aún es cobrable y si el saldo de las promesas por cobrar está adecuadamente reservado con la provisión para promesas dudosas.

Las rentas se reconocerán en el período por el cual se paga la renta. Todos los alquileres por cobrar se revisarán mensualmente para determinar si los montos son cobrables y para revisar qué acciones de cobro se están tomando.

Las subvenciones que se clasifiquen como transacciones de intercambio con el otorgante se reconocerán como ingresos cuando se devengue el dinero de la subvención. Esto generalmente será determinado por los costos reportables al otorgante. Cada subvención restringida se configurará como un centro de costos separado para permitir un registro preciso y consistente de los gastos de cada subvención.

3.22 Conciliación de Ingresos y Gastos

Con el fin de presentar estados financieros precisos y consistentes, los ingresos y gastos atribuibles a cada período se reflejarán en ese período en la medida de lo posible. Los Capítulos sobre los procedimientos de fin de mes y año revisan esto con mayor detalle. En general, todos los asientos necesarios para reflejar con precisión los ingresos y gastos de cada período se realizarán en ese período.

La organización registra las transacciones sobre la base de acumulación de la contabilidad. 

3.23 Activos Fijos y Depreciación

La política general de capitalización es que todo el equipo y otros activos fijos que cuesten más de $5,000 se registrarán como un activo. Para determinar si será necesario capitalizar una reparación o mejora, se debe considerar el siguiente factor adicional: ¿el gasto extiende la vida útil del activo reparado o mejorado? Por ejemplo, la pintura no se capitalizaría, pero se capitalizaría el reemplazo de la caldera o la reparación del techo, si el valor en dólares supera los $5,000.

Todos los bienes de capital se depreciarán durante su vida útil estimada. Se utilizará la base de línea recta, cargándose la depreciación a partir del mes en que el activo entre en servicio. Algunos ejemplos de vidas estimadas son:

Computadoras y equipos relacionados: 3 años

Mobiliario de oficina — 5 años

edificio y edificio

mejoras — 40 años

Estacionamiento y paisajismo — 10 años

Se catalogarán todos los bienes de capital adquiridos con subvenciones u otros fondos restringidos. 

Consulte la Sección 21 para el inventario y la gestión de propiedades y equipos. 

3.24 Materiales y servicios donados

En general, los materiales, bienes y servicios donados no se registrarán en los registros contables. 

Para cumplir con las reglas de SFAS 116, ciertos servicios se registrarían como ingresos y gastos. Dichos servicios serían aquellos servicios profesionales que de otro modo habríamos pagado y que fueron proporcionados por una persona cuyo trabajo normalmente incluiría la prestación de esos servicios. 

Cualquier activo donado que cumpla con la definición para capitalizarse, descrita en la Sección 3.23, se registrará como ingreso y como activo fijo.  

3.25 Corte de datos

Con el fin de cumplir con los plazos para la producción de informes discutidos en las Secciones 7 y 8, la recopilación de información para hacer las entradas de fin de mes debe terminar en una fecha determinada.  

Los estados financieros mensuales deben entregarse a la Junta tres semanas después del final del mes. Para estos informes se utilizará un límite de dos semanas. Cualquier cuenta por pagar u otra información que no esté disponible dos semanas después del final de un mes se clasificará en el siguiente período. Es posible que el Contador necesite usar estimaciones si la información final no está disponible en una transacción adicional importante.  

Los estados financieros de fin de año deben presentarse al Directorio seis semanas después de fin de año. Para estos informes se utilizará un límite de cuatro semanas. Dado que el final del año es el período de corte más importante, el libro mayor seguirá abierto para transacciones materiales adicionales hasta la conclusión del trabajo de campo de la auditoría financiera.  

3.26 Donaciones, Regalos, Legados

La Escuela puede aceptar y utilizar cualquier donación, obsequio de dinero, objeto, material, propiedad o legado para un propósito que la Junta o su designado considere beneficioso para la Escuela y coherente con la visión y la misión. 

No se dará ni recibirá ningún obsequio con el fin de influir en un empleado individual, miembro de la Junta u otra persona influyente. 

Todos los obsequios y legados pasarán a ser propiedad de Milestone Democratic School para ser utilizados a discreción de la Escuela, incluidos los fondos recaudados por grupos no escolares a través de actividades de recaudación de fondos cuyas ganancias vayan a la Escuela.

 Los obsequios a la Escuela que excedan $5000.00 deben ser aceptados por la Junta Directiva. El EC puede aceptar obsequios hechos a la Escuela de menor valor sin la aceptación formal de la Junta.

El uso preferente especificado por el donante se tendrá en cuenta para determinar el uso que se hará de la donación.

La Escuela no discriminará en la aceptación y administración de obsequios, legados, becas y otras ayudas, beneficios o servicios a los estudiantes por motivos de sexo, identificación de género, raza, origen nacional, credo, embarazo, estado civil o paternidad, orientación sexual, o discapacidad física, de aprendizaje, emocional o mental. Todas las quejas por discriminación se procesarán de acuerdo con los procedimientos establecidos. 

No se aceptarán regalos cuando:

1. Resultar en la asociación de la Escuela con una persona o entidad que pueda ser vista como

de mala reputación o de otro modo inapropiado.

2 Traer costos indeseables u ocultos a la Escuela.

3. Sea inadecuado o perjudicial para la mejor educación de los alumnos.

4. Requerir el respaldo de cualquier negocio o producto.

5. Estar en conflicto con cualquier disposición de las políticas de la Escuela o la ley pública.

 Ningún empleado del Colegio, incluyendo aquellos empleados asociados a la Cooperativa de Educadores, aceptará comisión alguna, gastos pagados, viajes o cualquier cosa de valor de individuos o empresas por promocionar equipos o materiales requeridos en el funcionamiento de los colegios. “Operación de las Escuelas” incluye la compra de materiales para la reparación y mantenimiento de la planta escolar, para la conducción de las clases de los estudiantes, para materiales y útiles utilizados en organizaciones escolares, tales como clubes, y para artículos comparables.

 Se proporcionará un recibo de la escuela para todos los obsequios de dinero. El recibo indicará el donante, la cantidad recibida y el propósito del regalo. 

Los fondos se depositarán intactos en el depósito de la Escuela designado tan pronto como sea posible.

El EC será responsable de la contabilidad adecuada de todos los obsequios de dinero y lo hará de acuerdo con el Sistema de Contabilidad de la Escuela.

La Junta Directiva reconocerá públicamente a las personas, organizaciones y empresas que realicen una contribución a la Escuela, a menos que el donante solicite el anonimato.

La Junta reconoce que algunos donantes potenciales preferirían hacer una contribución anónima a la educación y el futuro de nuestros niños. Se anima a dichos donantes a ponerse en contacto con la CE independientemente de la categoría o el tamaño de la contribución. Tras la aceptación de dichos obsequios, la CE hará todos los esfuerzos razonables para garantizar la privacidad del donante.

4.00 DESEMBOLSOS EN EFECTIVO

4.10 Políticas

Los cargos autorizados para firmar cheques son; Director de Operaciones, Director de Aprendizaje, Presidente de la Junta, Vicepresidente de la Junta y Tesorero de la Junta. Solo se requerirá una firma en los cheques. Cualquier persona que firme un cheque debe revisar la factura de respaldo u otra documentación. Los individuos no pueden firmar un cheque pagadero a ellos mismos.

El Contador mantendrá el sistema de cuentas por pagar. Previo al pago, el Contador codificará cada factura y organizará la documentación. El contador revisará la actividad bancaria y la comparará con las facturas y las imágenes de cheques proporcionadas.

4.20 Procedimientos

4.21 Adquisiciones de Capital

Se requieren tres ofertas para la compra de activos de capital presupuestados en exceso de $5,000, si es práctico. El Director de Operaciones selecciona un postor. Se requiere la aprobación de la junta si no se selecciona al postor con la oferta más baja, o si el director de operaciones no considera que la licitación sea práctica. Cualquier activo de capital no presupuestado por la Junta debe ser aprobado por la Junta antes de solicitar ofertas.

4.22 Suministros, Servicios y Otras Facturas

Cualquier persona en la oficina puede generar solicitudes de compra. Las solicitudes se presentan al Director de Operaciones para su aprobación. Una vez aprobada, cualquiera de las siguientes personas está autorizada para realizar la compra: Director de Operaciones, Director de Aprendizaje. Las solicitudes de compra aprobadas se entregan al Contador y se archivan con cualquier presupuesto/factura. 

Cuando se reciben los bienes o servicios, el asistente de oficina extrae la solicitud de compra y compara el pedido recibido con el albarán y la solicitud de compra para verificar su precisión. El albarán se envía al Contador para que lo archive con la solicitud de compra aprobada y el presupuesto.

El asistente de oficina recibe y abre el correo en presencia del Director de Operaciones. Todas las facturas se envían al Contador, quien coteja la factura con la solicitud de compra aprobada y el albarán y determina una codificación de cuenta para la transacción. El Contador entrega la factura y la documentación de respaldo al Director de Operaciones para el pago. El Director de Operaciones presenta imágenes de cheques y recibos al Contador que prueban el pago. El contador ingresa este pago en el software de contabilidad. Una vez que el pago se ha liquidado con el banco (el cheque es depositado por el destinatario), el Contador compara la transacción de la actividad bancaria con la factura y el pago.

4.23 Procedimientos de Pago de Facturas

Las facturas (que no están en pago automático) se pagan a medida que llegan las facturas o cuando hay dinero disponible para pagarlas (lo que ocurra más tarde). Antes de escribir cheques, el Contador genera una lista de facturas que necesitan pago con fechas de vencimiento. El Director de Operaciones revisa esta lista e indica las facturas de la lista que se deben pagar (idealmente todas). Esta lista se proporciona al asistente de oficina que escribe los cheques y coloca la dirección en los sobres. El Director de Operaciones firma los cheques y envía imágenes de los cheques al Contador para su revisión y archivo. Los cheques son sellados en sobres por el firmante del cheque.

4.24 Procedimientos de Nómina

Milestone no tiene empleados y, como tal, se remite a sus contratistas para desarrollar sus propios procedimientos de nómina.

5.00 RECIBOS DE EFECTIVO

5.10 Políticas

Se mantendrán controles dobles sobre el efectivo y los cheques recibidos por correo.

5.20 Procedimientos

El asistente de oficina recibirá y abrirá el correo en presencia del director de operaciones para mantener un control dual sobre los recibos.

Se utilizarán recibos prenumerados para cualquier dinero recibido directamente de una persona.

El asistente de oficina escaneará cada cheque recibido o recibo prenumerado para registrar su presencia.

El Director de Operaciones endosará restrictivamente todos los cheques cuando los reciba y enviará el escaneo del cheque al Contador.

El asistente de oficina hará depósitos bancarios diarios.

Si el asistente de oficina no está disponible para realizar estas funciones, el director de operaciones asignará a un empleado que no sea el contador para que las lleve a cabo.

6.00 CONCILIACIÓN BANCARIA

6.10 Políticas

El Director de Operaciones y el Contador realizan una conciliación bancaria y ajustan el libro mayor al menos mensualmente.

6.20 Procedimientos

Los extractos bancarios están disponibles en línea, sin embargo, no llegarán por correo.

La actividad bancaria ha estado ingresando al software del Contador en tiempo real durante todo el mes y ha sido codificada/categorizada en tiempo real.

Después de que ha cerrado un mes, el Contador prepara la conciliación bancaria mensual (consulte la Sección 18) y proporciona un informe de las transacciones financieras para que el Director de Operaciones lo revise.  

El Director de Operaciones revisa todos los cheques enumerados de la actividad bancaria en busca de artículos o cargos inusuales y revisa todas las categorizaciones de todas las facturas o pagos acumulados durante el mes.

El contador trabajará con el desarrollador de la escuela para ajustar el libro mayor para reflejar todas las transacciones que se encuentran en el extracto bancario conciliado.

Después de conciliar el libro mayor con el extracto bancario, el extracto bancario mensual y los cheques cancelados y otros formularios y el formulario de conciliación real se archivan en el archivo de conciliación bancaria.

7.00 PROCEDIMIENTOS CONTABLES DE FIN DE MES

7.10 Políticas

El Contador prepara los estados financieros mensuales que son revisados por el Director de Operaciones y luego por la Junta Directiva.

La Junta Directiva aprueba los estados financieros mensuales.

7.20 Procedimientos

El corte de información en los extractos mensuales es dos semanas después del final del mes.

Una vez completadas las conciliaciones bancarias mensuales, el Contador formulará los asientos de diario mensuales. Hay dos tipos de asientos de diario mensuales, los que se mantienen constantes de mes a mes (recurrentes) y los que son específicos de ese mes. Los asientos de diario recurrentes (Sección 18) se determinan después de la auditoría anual con la ayuda de la firma de CPA. Estos incluyen la depreciación y el gasto del seguro prepago. Los asientos de diario específicos incluyen el registro del desglose de principal/interés para el pago de la hipoteca, ingresos por intereses y dividendos, transferencias bancarias, cheques NSF, cargos bancarios, cuentas por cobrar, etc.

El Contador mantendrá un archivo para cada mes que incluye papeles de trabajo que documentan el saldo de cada cuenta de balance. El archivo también incluirá copias de las facturas de la subvención. Todas las cuentas del balance general se conciliarán mensualmente para ayudar a garantizar que se proporcionen estados de cuenta precisos a la gerencia y al Directorio.

Una vez que se contabilizan los asientos finales del diario general, se imprime el estado financiero mensual junto con una copia del libro mayor general de ese mes, así como los asientos del diario general contabilizados.

El Director de Operaciones aprueba los estados financieros antes de ser enviados a la Junta Directiva. Los estados financieros deben enviarse al Director de Operaciones al menos dos días antes del envío de los paquetes de la Junta para facilitar esta revisión.

Los estados financieros ajustados deben ser entregados a la Junta Directiva dentro de las tres semanas siguientes al final del mes.

El Contador prepara un presupuesto para el informe de gastos reales para el Director de Operaciones y la Junta Directiva para ser incluido con los estados financieros mensuales.

Los estados financieros de fin de año se retrasarán para procedimientos adicionales (consulte la Sección 8.0).

8.00 PROCEDIMIENTOS CONTABLES DE FIN DE AÑO

8.10 Políticas

El Contador prepara los estados financieros de fin de año y trabaja con la firma de auditoría financiera externa.

El Directorio aprueba los estados financieros de fin de año.

8.20 Procedimientos

El Contador es responsable de prepararse para la auditoría financiera anual y de trabajar con los contadores externos para completar la auditoría.

El corte para los estados financieros de junio se extiende a cuatro semanas después de fin de año.

Una vez que se completan los estados financieros de junio, el contador ejecuta el informe preliminar de fin de año y lo entrega al director de operaciones para su revisión.

El Director de Operaciones aprueba los estados financieros antes de ser enviados a la Junta Directiva. Los estados financieros deben enviarse al Director de Operaciones al menos una semana antes del envío del paquete de la Junta para facilitar esta revisión.

El Contador calcula las entradas recurrentes (con la ayuda de la firma de CPA si es necesario) para el nuevo año.

El Contador se encargará de trasladar todos los registros del archivo físico del año que está cerrando al almacenamiento.

8.21 Auditoría financiera

El Contador se comunicará con los contadores independientes tan pronto como el Director de Operaciones firme la carta de compromiso de auditoría para comenzar a planificar la programación y el trabajo necesarios para completar la auditoría. El Contador se asegurará de que se proporcione el espacio adecuado para que los contadores independientes trabajen en nuestras oficinas si la auditoría se realiza en persona. Esto incluiría una o más mesas grandes, espacio para mantener nuestros registros proporcionados a los contadores independientes, tomas de luz y electricidad.

El Contador trabajará con los contadores independientes para determinar qué confirmaciones se requerirán. Este proceso se completará tan pronto como sea posible después de fin de año. El Contador supervisará la escritura de las confirmaciones. El Director de Operaciones revisará y firmará las confirmaciones. El Contador enviará por correo las confirmaciones a los auditores independientes.

El Contador será responsable de preparar la mayor cantidad posible de los programas que utilizarán los auditores. Las conciliaciones mensuales completadas para junio cumplirán parcialmente con este requisito.

Parte de la información que debe organizarse y estar disponible incluye: el libro mayor completo del año, un plan de cuentas, todos los extractos bancarios y cheques cancelados, todas las facturas pagadas, todos los formularios W-9 para contratistas pagados, todos los recibos de efectivo ( escaneados), 941, UC-101 y W-2, Actas de la Junta para el año bajo auditoría hasta las actas más recientes disponibles, archivos de contratos de subvenciones, copias impresas de la base de datos de donantes (incluidas todas las donaciones restringidas), contratos de arrendamiento, pólizas de seguro, documentación de activos fijos capitalizados y documentación de servicios donados o bienes donados registrados en el libro mayor.

El Contador estará disponible en todo momento durante la auditoría para facilitar el trabajo de los contadores independientes. El Director de Operaciones programará algún tiempo para reunirse con los contadores independientes según sea necesario durante la auditoría. El Asistente de Oficina también estará disponible para cualquier trabajo que el Contador le delegue.

El Contador y el Director de Operaciones planificarán una reunión con los contadores independientes al final de la auditoría para discutir cualquier problema que surja, revisar las entradas del diario de auditoría, evaluar el proceso de auditoría y planificar mejoras para el año siguiente.

9.00 ASIGNACIONES DE COSTOS

9.10 Políticas

Se requiere que Milestone Democratic School, Incorporated siga varias pautas para asignar los costos que benefician a más de un programa o subvención. Cada año se adoptará un plan de asignación de costos que satisfaga los requisitos de todas las subvenciones para ese año. Este plan de asignación de costos deberá modificarse cada vez que se inicie un nuevo programa o al final o al comienzo de las subvenciones de cualquier año fiscal. Debido a las frecuentes modificaciones al plan de asignación de costos, se mantendrá fuera de este manual de procedimientos contables. El plan contendrá al menos la siguiente información: el nombre de la subvención y los desgloses (porcentaje o montos en dólares) de los fondos que se destinan a las categorías de Personal, Equipo, Viajes, Desarrollo Profesional y otros.

9.20 Asignaciones de costos de desarrollo del plan de estudios

Milestone Democratic School, Incorporated puede aprobar contratos para el desarrollo del plan de estudios cada año para el personal según sea necesario durante el año y el verano. Se puede asignar hasta un máximo de $35,000 en total por año como desarrollo curricular para que sea reembolsable por la subvención de implementación de escuelas chárter de Wisconsin.

10.00 INVERSIONES

10.10 Políticas 

El efectivo que no se necesite para el capital de trabajo inmediato se transferirá a inversiones que devengan intereses, a menos que los fondos se designen para una cuenta en particular.  

Milestone Democratic School, Incorporated mantendrá la garantía del total en cualquier banco en exceso de la cobertura de la FDIC. Si esto no se considera práctico o rentable, se utilizará un segundo banco.

La Junta Directiva debe aprobar cualquier inversión más allá de las opciones enumeradas a continuación. 

10.20 Procedimientos

Milestone Democratic School, Incorporated mantendrá una cuenta de mercado monetario en el mismo banco donde se mantiene la cuenta corriente. Los certificados de depósito también se pueden utilizar para invertir el exceso de efectivo. El Director de Operaciones iniciará la transferencia de fondos o establecerá nuevos certificados de depósito en función de los requisitos de flujo de efectivo proyectados y los presupuestos de Milestone Democratic School, Incorporated. El Contador preparará los requisitos de flujo de efectivo proyectado según lo solicite el Director de Operaciones.

El fondo de reserva operativo y cualquier efectivo designado por la Junta se mantendrán en una cuenta de mercado monetario o certificado de depósito. La Junta especificará el método de inversión para la reserva operativa y para cada fondo designado, de modo que el cronograma de la inversión coincida con el cronograma de la reserva o designación. 

11.00 DEUDA

11.10 Políticas

Se requiere la aprobación de la junta para incurrir en cualquier deuda de Milestone Democratic School, Incorporated que no sean cuentas por pagar comerciales operativas y cuentas por pagar de nómina presupuestadas. El Director de Operaciones estará autorizado a negociar dicha deuda según lo necesite la Junta Directiva.

Cualquier convenio y restricción de préstamo será informado a la Junta cuando se autorice la deuda. El Contador revisará periódicamente estos convenios e informará al Director de Operaciones si hay violaciones o posibles violaciones de los convenios.

11.20 Procedimientos

El Director de Operaciones y el Presidente o Tesorero de la Junta firmarán cualquier acuerdo de deuda después de recibir la aprobación completa de la Junta.

El Contador conciliará los saldos de deuda del libro mayor general con los estados de cuenta o los calendarios de amortización cada mes. Además, los intereses devengados se registrarán en el libro mayor según sea necesario.

12.00 RESERVAS Y FONDOS ASIGNADOS

12.10 Políticas

Milestone Democratic School, Incorporated tendrá un plan para construir y mantener una reserva operativa para ayudar a mantener la estabilidad financiera. El objetivo de la reserva operativa será de seis meses de gastos generales de funcionamiento. Esta será una reserva de efectivo mantenida por separado de otros fondos de Milestone Democratic School, Incorporated. La reserva puede invertirse de acuerdo con la política de inversión de Milestone Democratic School, Incorporated. Cualquier ingreso del fondo de reserva permanecerá en el fondo de reserva.  

La Junta Directiva puede designar porciones de los activos netos de Milestone Democratic School, Incorporated para propósitos específicos.

12.20 Procedimientos

Durante la preparación del presupuesto anual, la Junta revisará la reserva operativa y establecerá un objetivo para los fondos que se apartarán ese año. El Director de Operaciones establecerá y mantendrá la cuenta bancaria de reserva operativa según lo indique la Junta.

La designación de patrimonio neto se hará por resolución de la Junta. Se debe especificar un propósito y un cronograma para cada fondo designado. La designación también puede especificar si se utilizará un fondo de efectivo separado. 

13.00 CONTROLES INTERNOS Y AUDITORÍA FINANCIERA

13.10 Políticas

La revisión de los controles internos y la auditoría anual son dos de los procedimientos más importantes que tiene la Junta para cumplir con sus responsabilidades fiduciarias con Milestone Democratic School, Incorporated. 

Los controles internos relacionados con los registros contables son establecidos por el Director de Operaciones y el Tesorero de la Junta en consulta con el Contador.

La Junta Directiva selecciona la firma de contadores públicos que realizará la auditoría financiera de fin de año. El informe de auditoría financiera se presenta a la Junta Directiva, quien tiene la autoridad para aprobar la auditoría.

13.20 Procedimientos

Siempre que haya un cambio en el personal administrativo o un cambio en la estructura operativa de la organización, el Tesorero y el Director de Operaciones se reunirán para determinar que el sistema de control interno continúe satisfaciendo las necesidades de Milestone Democratic School, Incorporated. En su caso, los cambios se reflejarán en este manual de procedimientos contables.

Las características clave del sistema de control interno son que el Contador, que mantiene el software de administración de propiedades, no está involucrado en el manejo de cheques y efectivo recibido, firma de cheques, transferencia de dinero o establecimiento de cuentas de efectivo o inversiones y no recibe el extracto bancario sin abrir ( si llegan por correo postal). El otro aspecto de esto es que el Contador revisa las transacciones de los otros empleados y es responsable de informar cualquier problema al Director de Operaciones o directamente al Tesorero de la Junta o al Presidente.

La Junta Directiva aprobará, como parte del proceso presupuestario, la firma de contadores públicos para realizar la auditoría anual.  

El Tesorero de la Junta asistirá a la conferencia de salida de la auditoría al finalizar la auditoría. La firma de contadores públicos presentará la auditoría a la Junta cada año. La Junta revisará y aprobará la auditoría financiera.

El Contador y Director de Operaciones será responsable de programar la auditoría, preparar la información que necesitan los auditores y responder preguntas durante la auditoría.

14.00 CUMPLIMIENTO

14.10 Políticas

Para continuar recibiendo subvenciones del gobierno y donaciones restringidas, Milestone Democratic School, Incorporated debe contar con sistemas para garantizar el cumplimiento de las restricciones impuestas por dichas subvenciones y donaciones restringidas.

El Contador es designado como el oficial de cumplimiento de Milestone Democratic School, Incorporated y será responsable de supervisar el cumplimiento de todas las restricciones de subvención aplicables.

El Director de Operaciones será responsable de comunicar la naturaleza de todas las restricciones de los donantes al Contador. Esta información se utilizará para garantizar que la cuenta de donaciones restringidas del Libro mayor general refleje las donaciones restringidas y el gasto de esos montos restringidos, según corresponda.

14.20 Procedimientos

14.21 Comité de Cumplimiento

Si Milestone comienza a reclamar fondos del Título I al IV, se formará un comité de cumplimiento. El comité de cumplimiento estará presidido por el Contador y estará integrado por el Director de Operaciones y el personal principal del programa. El Contador será responsable de discutir los nuevos requisitos de cumplimiento en las subvenciones que financian los programas con el comité. El Contador será responsable de preparar un informe que documente cómo Milestone garantiza el cumplimiento de las normas de subvención en todos los programas de subvención de Título. El Contador también producirá un informe similar para los procedimientos generales de cumplimiento de la agencia. Estos informes, además de cualquier correspondencia con las agencias otorgantes con respecto a problemas de cumplimiento, se mantendrán en un archivo central de cumplimiento.  

El comité de cumplimiento también supervisará el mantenimiento de los archivos de subvenciones. Los archivos de la subvención contendrán la copia final firmada de la subvención, cualquier apéndice y correspondencia.  

14.22 Donaciones restringidas

El Director de Operaciones mantendrá un registro de todas las donaciones restringidas en la base de datos de donantes para que se puedan producir informes periódicos de las donaciones restringidas acumuladas del año. Cuando se haya cumplido una restricción, se anotará en la base de datos. En su caso, el Director de Operaciones será el responsable de comunicar la satisfacción de la restricción al donante.

El Director de Operaciones enviará copias de las donaciones restringidas nuevas y pendientes de cada mes al Contador. El Contador creará una entrada de diario cada mes para garantizar que las donaciones restringidas se presenten correctamente en los estados financieros. 

14.23 Procedimiento de determinación de concesión de subvenciones del programa de escuelas chárter de Wisconsin

Cuando el Director de Operaciones y Contador determine que el salario y/o los salarios de una persona que opera bajo un contrato de trabajo conjunto con la Escuela y el EC pueden ser permisibles bajo la subvención del Programa de Escuela Chárter ("CSP"), el se utilizará el siguiente procedimiento:

El Director de Operaciones deberá consultar los requisitos de subvención identificados en la “Guía de Costos Permitidos” y también consultar con las organizaciones de asistencia técnica (es decir, el Centro de Recursos de Wisconsin para Escuelas Chárter) para confirmar la elegibilidad.

El Director de Operaciones preparará una justificación por escrito de la admisibilidad del sueldo y/o salario del individuo, con referencia específica a los requisitos de la subvención y asistencia técnica. La justificación por escrito deberá incluir una distribución del tiempo de la persona como una fracción de su empleo equivalente a tiempo completo, según el horario de trabajo real de la persona descrito en el contrato de trabajo de la persona y los horarios de trabajo adoptados por el CE. 

Cualquier persona cuyo salario y/o salario se determinen como permitidos bajo la subvención de CSP deberá mantener un "Registro de tiempo y esfuerzo" semanal de acuerdo con una plantilla proporcionada por el Director de Operaciones, que indicará las horas de tiempo permitido y las tareas para cada trabajo. día. Este Registro deberá ser firmado y presentado al Director de Operaciones semanalmente.

Como la Escuela no sirve como empleador directo de ningún individuo, sino que opera bajo un acuerdo contractual con una Cooperativa de Educadores ("EC") independiente, la EC deberá incluir en las facturas de facturación mensuales por los servicios el número total de horas de salarios permitidos. y/o salarios como porcentaje de la factura total por servicios. Este acuerdo funcionará en lugar de que la Escuela realice un seguimiento de los salarios y/o salarios permitidos a través de un sistema de nómina.

El Contador preparará los reclamos para la subvención de CSP para todos esos sueldos y/o salarios, e incluirá los Registros de tiempo y esfuerzo, así como el cálculo de la distribución en las facturas de los servicios en todos esos reclamos. El Director de Operaciones revisará y verificará el reclamo contra las facturas de la CE y los pagos realizados. Después de la verificación, el Contador firmará y presentará el reclamo ante el DPI.

15.00 PRESUPUESTO

15.10 Políticas

La Junta Directiva es responsable de guiar el proceso presupuestario y de aprobar el presupuesto anual. 

El Director de Operaciones y Contador será responsable de preparar el presupuesto propuesto. 

15.20 Procedimientos

El proceso de elaboración del presupuesto comenzará en septiembre para el siguiente año fiscal. Esto permitirá utilizar ocho meses de resultados en la planificación del presupuesto.

Todos los documentos presupuestarios se enviarán al Contador antes del 30 de septiembre para que se consoliden en un presupuesto general de la agencia. El Director de Operaciones y Contador luego revisará esto para determinar si hay áreas obvias que puedan necesitar ser reelaboradas. El presupuesto recopilado se enviará al Comité de Finanzas antes del 15 de octubre para su revisión y comentarios. Se realizarán más revisiones y se presentará el presupuesto a la Junta antes del 15 de noviembre.

La responsabilidad de cada área del presupuesto es la siguiente:

Director de Operaciones — Ingresos y gastos del programa, ingresos y gastos de recaudación de fondos, ingresos por donaciones, gastos de operaciones y presupuesto de capital.

Contador: gastos contables, ingresos por inversiones, balance general proyectado.

Tesorero de la Junta — Gastos de la junta y del comité.

Una vez finalizado y aprobado el presupuesto por la Junta Directiva, el presupuesto no será modificado para actividades posteriores.

16.00 AUTORIZACIÓN DE COMPUTADORA Y RESPALDO

16.10 Políticas

El software de contabilidad tendrá acceso controlado por contraseñas. El Director de Operaciones controlará la contraseña maestra. El Contador recibirá una contraseña completa del sistema y controlará qué otro personal recibirá contraseñas.

El Contador es responsable de mantener el plan de recuperación ante desastres para el software de contabilidad y de probar periódicamente el plan.

16.20 Procedimientos

16.21 contraseñas

El Contador mantendrá un registro de todos los usuarios autorizados y el nivel de contraseña de acceso que tiene cada usuario. Las contraseñas se cambiarán una vez al año en junio.

16.22 Respaldo

Los procedimientos de respaldo están diseñados para mantener registros de varios períodos hasta que se cierre ese período.

Es probable que las copias de seguridad sean manejadas por el sistema de software (alojado en la nube); sin embargo, si este no es el caso, se implementará el siguiente procedimiento de copias de seguridad manuales en cinta.

Se mantendrá una copia de seguridad anual en cinta de los datos contables antes del cierre. Esta cinta se mantendrá hasta que se realice una copia de seguridad y cierre de los datos contables del año siguiente.

Se mantendrá una copia de seguridad mensual en cinta de los datos contables de cada mes hasta que se vuelva a realizar una copia de seguridad de ese mes el año siguiente.  

Se mantendrá una copia de seguridad semanal en cinta de los datos contables de cada semana, a partir del viernes por la noche hasta que se haga una copia de seguridad de esa semana el mes siguiente.  

Se mantendrá una copia de seguridad diaria en cinta de los datos contables de cada día que se realice el trabajo hasta que se haga una copia de seguridad de ese día la semana siguiente. 

Se guardará una copia de todas las cintas en una caja fuerte a prueba de fuego en la oficina. El Contador se llevará a casa una copia de las cintas anuales y mensuales para su almacenamiento. El Director de Operaciones y el Contador tendrán las llaves de la caja fuerte a prueba de fuego.

El Contador se asegurará de que se realicen las copias de seguridad adecuadas al final de cada día.

16.23 Recuperación de desastres

Nuevamente, el sistema de software (alojado en la nube) tendrá procedimientos de recuperación de desastres para que los documentos y registros puedan ser accedidos en todo momento cuando el usuario tenga acceso a Internet.

17.00 ACCESO A REGISTROS Y RETENCIÓN DE REGISTROS

17.10 Políticas

Los registros de Milestone Democratic School, Incorporated generalmente están abiertos a la inspección pública debido a las reglas del IRS, las leyes de registros abiertos y el espíritu de servicio público. Sin embargo, cierta información no está abierta al examen público y solo puede divulgarse con el permiso del Director de Operaciones. Las dudas en esta área serán resueltas por el Director de Operaciones. Si la respuesta a una solicitud no está clara, entonces el Director de Operaciones puede comunicarse con el abogado de Milestone Democratic School, Incorporated para una consulta.

La retención de registros se rige por varias reglas, estatutos de limitaciones y sentido común. Ciertos documentos deben conservarse indefinidamente, mientras que otros pueden tener poco uso después de un año.

17.20 Procedimientos

17.21 Formularios del IRS

Los formularios de impuestos sobre la nómina no son información pública y no se divulgarán.

Los Formularios 990 y 990A del IRS, las declaraciones de información de organizaciones exentas, deben estar disponibles para cualquier persona que lo solicite. Las reglas específicas se describen en las instrucciones para el modelo 990. Todas las páginas, anexos y anexos, excepto el anexo detallado de contribuyentes, deben estar disponibles. Los tres años anteriores de 990s y 990As deben estar disponibles a pedido para revisión gratuita en nuestra oficina. Si el solicitante desea tener una copia, se le proporcionará de inmediato o se le puede enviar por correo. Solicitamos que la persona pague la tarifa legalmente permitida de $1 por la primera página y 15 centavos por cada página adicional, más el franqueo real, si corresponde. 

La solicitud de estado exento, el formulario 1023 y la carta de determinación del IRS también están disponibles para cualquier persona que lo solicite para una revisión gratuita en nuestra oficina. Los cargos por copiado son los mismos que para el 990 si la persona desea tomar una copia. Las reglas específicas se describen en las instrucciones para el formulario 990.

El Contador es responsable de proporcionar copias de estos documentos al asistente de oficina en una forma adecuada para su divulgación pública. El asistente de oficina guardará una copia de cada formulario y hará fotocopias si así lo solicita.  

17.22 Informe anual de la organización benéfica de Wisconsin

Aunque no se requiere la divulgación pública por parte de nuestra organización, el informe de Wisconsin está disponible para el público en el Departamento de Regulación y Licencias del Estado. Por ello, pondremos a su disposición esta declaración con los modelos 990 y 990A. 

17.23 Registros de personal

Todas las solicitudes de registros de personal, referencias de trabajo y consultas de crédito se remitirán al Director de Operaciones.  

17.24 Información financiera

Los estados financieros y otra información financiera se distribuyen periódicamente a los empleados de Milestone Democratic School, Incorporated ya la Junta. Esta información no debe ponerse a disposición de personas que no estén autorizadas regularmente para recibir ese informe en particular. Cualquier solicitud de información debe ser aprobada por el Director de Operaciones.

17.25 Retención de registros

A continuación se incluye un programa de retención de registros. Cualquier eliminación de registros debe seguir este programa. Sin embargo, antes de descartar los registros, se requiere el permiso del Director de Operaciones y el Contador para asegurarse de que no tengan motivos para hacer una excepción a la política. Todos los documentos desechados deben triturarse o enviarse a nuestra empresa de reciclaje, que tiene un acuerdo de confidencialidad con nosotros.

A efectos fiscales, los registros deben conservarse hasta el vencimiento del plazo de prescripción. Por lo general, ese período vence tres años después de la fecha de vencimiento de la declaración o la fecha de presentación, la que sea posterior. Si bien hay algunas excepciones a esta regla, el período de tres años normalmente debería ser adecuado.

Para fines no tributarios, los registros deben mantenerse solo mientras sirvan a un propósito comercial o hasta que se cumplan todos los requisitos legales. Desafortunadamente, no existen estándares específicos que cubran todas las situaciones. Los siguientes son algunos de los factores que deben ser considerados:

Estatutos y reglamentos federales, estatales y locales

Requisitos o estándares de la industria

Posibles reclamaciones o litigios

Requisitos del contrato

CALENDARIO DE RETENCIÓN DE REGISTROS

Tipo de registro del período de retención (años)     

Informes de accidentes y reclamaciones 7*

Tasaciones P

Artículos de incorporación, estatutos P

Registros de activos 7*

Extractos bancarios, conciliaciones 4

Facturas de venta-activos 7*

Presupuestos y proyecciones 2

Cheques cancelados – general 4**

Registros de acciones y bonos de capital P

Plan de cuentas P

Comprobantes de cheques, talones 4

Contratos y acuerdos 7*

Correspondencia

  Crédito y cobranza 7

  Rutina con clientes o proveedores 1

  Otros 4***

notas de crédito 4

Informes de daños y robos 7

Hechos P

Boletas de depósito 4

Programas de depreciación 7*

Registros de empleados

  Contratos 7*

  Invalidez, solicitudes de desempleo 7

  Solicitudes de empleo 4

  Informes de gastos 4

  Archivos de personal 7*

  Informes de tiempo, registros de ganancias 4

  Retención y exención

    certificados (W-2, W-4, etc) 4*

Reportes financieros

  Anual, auditado P

  Interino 4

Conocimientos de flete, conocimientos de embarque 4

Pólizas y registros de seguros 4

Informes internos, memorandos, trabajo

 pedidos, etc 2

Registros de inventario 4

Facturas

  Activos fijos 7

  Ventas y gastos generales 4

Arrendamientos 7*

Libros mayores y diarios

  Entradas y egresos de efectivo P

  Libro mayor, asientos de diario P

  diario de nómina 4

  compras y ventas 7

  Libros auxiliares (cuentas por cobrar,

    cuentas por pagar, etc.) 7

Licencias 4*

Libros de actas P

Hipotecas 7*

Notas 7*

Registros de pensiones y participación en las utilidades P

Registros de caja chica 4

Órdenes de compra, facturas 4

Recibir informes 4

Registros de reparación y mantenimiento 4

Registros de ventas y cintas de caja registradora 4

Informes de envío 4

Declaraciones de impuestos y registros relacionados

  Ingreso P

  Nómina 4

  Ventas y uso 4

Contratos sindicales P

P significa que los registros deben mantenerse permanentemente

* El período de retención comienza con la liquidación de reclamaciones, la enajenación de activos, la rescisión del contrato, etc.

** Algunos deben guardarse por más tiempo, por ejemplo, los cheques para el pago de impuestos deben guardarse con las declaraciones de impuestos, los cheques para la adquisición de activos deben guardarse con la factura de venta, etc.

*** La correspondencia legal e importante debe conservarse en tanto tiempo como los documentos a los que se refieren.

18.00 EJEMPLOS DE FORMULARIOS CONTABLES 

Se deben incluir aquí los formularios de contabilidad de la organización y una breve explicación de su uso.

Documento de inventario de muestra: Plantilla de inventario

19.00 MANTENIMIENTO DEL MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES

19.10 Políticas

El manual de políticas y procedimientos contables es fundamental para la función contable de Milestone Democratic School, Incorporated.

El Contador es responsable de mantener el manual. 

Todos los cambios propuestos deben ser aprobados por el Contador y por el Director de Operaciones.

El manual de políticas y procedimientos se fechará con la fecha de cada revisión aprobada.

19.20 Procedimientos

Cada año, el Contador revisará el manual y formulará los cambios propuestos. Esta actualización se completará a más tardar en octubre de cada año. Todos los cambios deben ser aprobados por escrito por el Director de Operaciones. Si el Contador no tiene cambios propuestos, el Director de Operaciones debe aprobar un memorando a tal efecto.

Siempre que se realicen cambios en los procedimientos contables, el Contador revisará el manual de políticas y procedimientos contables para determinar si se requiere una revisión. Cualquier revisión menor del manual que no se refleje en el manual de inmediato debe archivarse para incorporarla a la actualización anual formal.

El manual revisado se distribuirá al contador, al director de operaciones y al tesorero de la junta.

20.00 PREPARACIÓN DE DECLARACIONES INFORMATIVAS

20.10 Políticas

Milestone Democratic School, Incorporated debe presentar los formularios del IRS 990, Declaración de organización exenta del impuesto sobre la renta y 990 Anexo A, Organización exenta según la Sección 501(c)(3), y el formulario 1952 del Departamento de Regulación y Licencias de Wisconsin, Anual de organización benéfica Reporte.

La preparación de estos informes generalmente se subcontratará a los contadores independientes.     

El Contador será responsable de proporcionar la información necesaria para preparar el informe.  

El contador y el director de operaciones revisarán los informes antes de presentarlos para asegurarse de que sean precisos y no indiquen ningún problema potencial con el estado fiscal o la licencia de recaudación de fondos de Milestone Democratic School, Incorporated.

20.20 Procedimientos

Los formularios del IRS vencen el 15 de septiembre (dos meses y medio después del final del año). Si los formularios no están listos, se puede solicitar una prórroga por 3 meses adicionales utilizando el formulario 2758.

El formulario de Wisconsin debe tener adjuntos los formularios 990 y 990A completados y vence el 30 de noviembre. No se otorgan extensiones en esta presentación. Si las donaciones del público en general, incluida la recaudación de fondos federada y las subvenciones de fundaciones, superan los $100,000, la auditoría anual deberá incluirse con el formulario de Wisconsin.

Estos formularios se prepararán principalmente a partir de los estados financieros finales auditados. La información adicional que se requiere incluye una lista actualizada de la Junta Directiva, los montos de salarios y beneficios del Director de Operaciones, una lista de todas las donaciones de $5,000 o más de personas, corporaciones y fundaciones, y un informe sobre la naturaleza y valor en dólares de cualquier cabildeo durante el año. El Contador será responsable de recopilar esta información y proporcionarla a los contadores independientes.

El Contador y Director de Operaciones revisará la actividad del año anterior para determinar si hubo algún ingreso comercial no relacionado. Tales ingresos incluirían publicidad en boletines, ventas de la lista de correo, ventas de artículos no relacionados con nuestros propósitos exentos e ingresos de alquileres financiados con deuda que no se recibieron como parte de la realización de nuestros propósitos exentos. El formulario de impuestos sobre la renta comercial no relacionado es 990T para el IRS y 4T para Wisconsin. Los ingresos comerciales brutos no relacionados que superen los $1,000 requieren que se prepare una declaración, aunque la actividad no genere ningún dinero. Generalmente, el 990T y el 4T serán preparados por contadores independientes. El vencimiento de estas declaraciones es el 15 de mayo, con prórroga automática de 6 meses mediante el modelo 7004.

21.00 INVENTARIO DE PROPIEDAD Y EQUIPO

21.10 Políticas

Se mantendrá un inventario de bienes y equipos. El documento de inventario contendrá información suficiente para los requisitos de seguro y subvención. 

21.20 Procedimientos

El Contador mantendrá una base de datos de propiedad y equipo propiedad de Milestone Democratic School, Incorporated. La base de datos incluirá: número de etiqueta, descripción, número de serie, fecha de adquisición, costo, proveedor, ubicación y cualquier subvención u otras restricciones.

Todo el equipo tendrá una etiqueta adherida con un número de identificación único.

Se consultará la base de datos de propiedad y equipo antes de la venta de cualquier artículo para determinar si existen restricciones. Por lo general, el equipo adquirido por la subvención no se puede vender sin el permiso del otorgante. 

Se realizará un inventario anual para verificar la existencia de los bienes y equipos que figuran en la base de datos.

Cualquier discrepancia que se encuentre en el inventario de fin de año se anotará en la hoja de cálculo y se informará a la Junta junto con un informe de artículos robados, dañados, perdidos o desechados. Los bienes de capital registrados como robados deberán incluir un informe policial. Todos los artículos enumerados como dañados, perdidos o desechados, o los equipos que no sean de capital enumerados como robados, deberán incluir un Informe de daños y robo firmado y fechado por el Director de operaciones que explique el estado del artículo.

Si los artículos se dañan mientras un estudiante actuaba de buena fe, se presentará un Informe de daños y robo. Adicionalmente, se registrará un informe detallado en el Documento de Inventario Anual. Si hay daños pero el artículo aún se encuentra en condiciones aceptables (todavía es completamente utilizable como se pretendía originalmente), se archivarán los informes y no se tomarán más medidas. Si no está en condiciones aceptables, la escuela evaluará una multa o aceptará un reemplazo completo de la familia del estudiante, como se detalla en el Manual del Estudiante. 

Si los artículos se pierden, son robados o dañados mientras un estudiante no actuó de buena fe, se presentará un Informe de daños y robo. Adicionalmente, se registrará un informe detallado en el Documento de Inventario Anual. La escuela entonces evaluará una multa o aceptará un reemplazo por parte de la familia, como se describe en el Manual del estudiante. En tal caso, como es consistente con nuestro Plan Escolar, un estudiante también será referido a nuestro Proceso de Justicia Restaurativa.

Cualquier artículo comprado a través de un contrato o subvención se desglosará, utilizará, almacenará, desechará y liquidará siguiendo las pautas especificadas en el contrato o la subvención. Si no hay pautas específicas para el uso, almacenamiento, descarte o liquidación de artículos, entonces se usarán los procedimientos de la Escuela. 

El equipo se incluirá en la base de datos usando las definiciones de capitalización en la Sección 3. 

22.00 SUBVENCIONES Y CONTRATOS

22.10 Políticas

Las facturas de subvenciones y contratos se prepararán y presentarán a tiempo. Se mantendrá la documentación adecuada para respaldar todas las facturas.

Se mantendrán archivos completos de subvenciones y contratos.

22.20 Procedimientos

Las facturas de subvenciones y contratos se prepararán mensualmente o según sea necesario. La facturación se hará de acuerdo a los requerimientos de la fuente de financiamiento en base a reembolsos de gastos, unidades de servicio o cuotas iguales según se requiera. 

Se preparará y mantendrá la documentación de facturación. Para facturaciones basadas en un reembolso de gastos, se mantendrá una copia de los gastos del programa del software y cualquier conciliación de la facturación. Para facturaciones basadas en unidades de servicio, se mantendrá una copia de las unidades de servicio detalladas. 

El contador, el administrador del programa y el director de operaciones aprobarán las facturas antes de su emisión.

Las facturaciones se registrarán como cuentas por cobrar en el período contable correspondiente. 

Los expedientes de subvenciones y contratos contendrán, al menos, los siguientes documentos: copia firmada del contrato, solicitud y presupuesto, correspondencia, facturación periódica y la documentación acreditativa de la facturación.

Última actualización porSean Anderson en noviembre 14, 2022
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